E-Mails auf Englisch: Tipps für effektive und persönliche Mails

November 17, 2021

Schreibst du regelmäßig E-Mails auf Englisch?

Oder werden englische E-Mails in nächster Zeit zu deinem Alltag gehören?

Wie gehst du dabei vor? Schreibst du einfach drauflos? Schreibst du auf Deutsch und jagst den Text dann durch DeepL & Co? Wie oft hast du schon gegoogelt "kommt in englischen E-Mails ein Komma nach der Anrede?"

  • Wie schreibst du E-Mails, die zum Umgangston in deiner Umgebung passen?
  • Wie schreibst du E-Mails mit möglichst wenig Zeitaufwand?
  • Wie schreibst du E-Mails, die nicht wie aus dem Kursbuch klingen?
Wer mit solchen Fragen zu mir kommt, hat meistens dieses Ziel: Professionelle, effiziente und persönliche E-Mails schreiben.

In diesem Artikel biete ich dir keine Sammlung mit den 100 besten englischen E-Mail-Formulierungen an, und auch keine Vorlagen. Ich erkläre gleich, warum.

Stattdessen zeige ich dir einen Prozess, mit dem du auf Dauer deinen eigenen Schreibstil entwickelst, der aber auch zu deinem Umfeld passt.

Dieser Artikel eignet sich besonders dann für dich, wenn du öfter E-Mails auf Englisch schreibst und nicht nur schnell einen Tipp für ein bestimmtes Problem suchst.

Darum gehts:

  • Wie du Vorbilder suchst, um den richtigen Ton zu treffen;
  • Wie du mit einem persönlichen "Cheat Sheet" oder Textbausteinen Zeit sparst;
  • Wie du langfristig deinen eigenen Schreibstil entwickelst.

Was ist eigentlich eine "gute" E-Mail?

Egal, ob du zurzeit viel auf Englisch schreibst oder nicht - ich wette, dass du jede Menge Erfahrung mit E-Mails hast. Die Beweise liegen in deinem "Gesendet"-Ordner.

Du hast also sicher eine Vorstellung davon, wie eine gelungene E-Mail aussieht, und wie sich ein "erfolgreicher" E-Mail Austausch anfühlt.

In Seminaren und im Coaching höre ich meistens die Kriterien effizient, effektiv und persönlich

E-Mails sollen effizient sein.

Die meisten E-Mails schreiben wir sehr schnell runter. Termine vereinbaren, Dokumente verschicken, um Informationen bitten - das machen wir, ohne groß zu überlegen. Sprachlich ähneln sich solche E-Mails: Es geht ja um Klarheit und nicht um kreativen Ausdruck.

E-Mails sollen effektiv sein.

Eine E-Mail ist erfolgreich, wenn wir damit bestimmte Ziele erreicht haben. Wir vermitteln Informationen, erklären Prozesse, verhandeln Einzelheiten für einen Termin oder tauschen Ideen aus. Wenn andere Menschen dann entsprechend handeln oder unsere Ideen richtig verstehen, haben wir unser Ziel erreicht.

Außerdem wollen wir positive Beziehungen aufbauen und erhalten. Wir passen den Ton an die andere Person an, fragen nach, wie ein bestimmtes Projekt läuft, halten uns mit Forderungen zurück, wenn wir wissen, dass jemand gerade eine schwierige Zeit durchmacht.

Effektive E-Mails erreichen, dass die andere Person tut, lernt oder fühlt, was wir uns erhoffen.

Manchmal geht das ganz schnell, manchmal überlegen wir dabei länger. Wie oft wolltest du schon deine Bedenken zu einer Idee beschreiben, ohne dabei der anderen Person auf die Füße zu treten? Oder komplexe Prozesse erklären, wenn du dir nicht sicher bist, wie viele Vorkenntnisse die andere Person hat? Sowas tippt sich nicht einfach so runter.

E-Mails sollen persönlich sein.

Klar, E-Mails sollen bestimmten Konventionen entsprechen - wir wollen schließlich  "dazugehören". Gleichzeitig wollen wir aber auch unsere eigene Persönlichkeit durchscheinen lassen. Und wir wollen auf die andere Person eingehen. 

Eine gelungene Email ist effizient effektiv und persönlich

Ganz schön viele Erwartungen, oder?

Und die gleichen Erwartungen hast du vermutlich auch an deine E-Mails auf Englisch. Die sollen bitte auch effizient, effektiv und persönlich sein.

Nur: Im Deutschen hast du das sicher auch nicht von einem Tag auf den nächsten gelernt.

Wie hast du gelernt, "gute" E-Mails zu schreiben?

Diese Frage ist vielleicht die allerwichtigste in diesem ganzen Artikel.

Ich bin mir sicher, dass du in den letzten Jahren, Monaten oder Wochen Strategien gelernt hast, die du auch für deine englischen E-Mails nutzen kannst.

  • Du hast E-Mails von anderen gelesen und dich so an den passenden Ton in deinem konkreten Umfeld gewöhnt.
  • Du hast dir angewöhnt, dich auf den Ton deines Gegenübers einzustellen und deinen Stil anzupassen
  • Du hast dir bestimmte Floskeln angewöhnt, die du immer wieder genau so oder leicht abgeändert verwendest.

Und du weißt sicher auch: Man lernt nicht irgendwann zwei Wochen lang, wie man E-Mails schreibt und ist dann "fertig". Dein Umfeld ändert sich, E-Mails ändern sich. Ist in deiner Branche oder in deiner Firma noch "Sehr geehrte ..." üblich, oder eher "Hallo" und "Guten Tag"? Oder sind sich alle uneinig und du musst abwägen, an wen du gerade schreibst?

Gute E-Mails zu schreiben ist ein Prozess. Auch in der eigenen Sprache. Und genau diese Haltung wird dir sehr dabei helfen, entspannter an deine englischen E-Mails heranzugehen.

Warum sollte es da nicht auch ein Prozess sein? Warum sollte es da nicht auch manchmal mehr als eine "richtige" Antwort geben? Und warum solltest du da nicht genau die Strategien anwenden, die dir auch sonst beim E-Mail-Schreiben helfen?

Modelle und Vorbilder für englische E-Mails finden

"So eine E-Mail werde ich ganz sicher niemals schreiben."

Kursbücher veralten schnell und im Internet widersprechen sich alle

Wer mit Kursbüchern in Business English-Kursen arbeitet, fragt sich meistens irgendwann: Was soll ich mit E-Mails, in denen jemand Büroräume in Philadelphia mieten will?

Klar, die Texte sind Modelle und dienen eher als "Verpackung" für bestimmte Formulierungen. Die dann in die eigene Lebenswelt zu übertragen ist aber gar nicht so einfach. Und dann passiert sowas: Du sitzt am Computer, willst eine E-Mail schreiben und erinnerst dich vage, dass "es da einen Ausdruck gibt". Das Englisch-Buch ist aber zu Hause und googeln geht eh schneller. Oder doch DeepL?

Dann wird Google bemüht, und da wird es dann oft noch verwirrender. Kommt da jetzt ein Komma nach der Begrüßung? Oder ein Doppelpunkt? Warum ist das bitte im britischen und im amerikanischen Englisch unterschiedlich? Und Business E-Mails sind dann wieder ein Sonderfall? Hilfe!

Das ist weder effektiv noch effizient. Nach ein paar Minuten weißt du nicht mehr, was du eigentlich gesucht hast und landest doch wieder bei den Wombat-Videos.

Werde zur Elster: Gute Beispiele in deinem Posteingang

Die allerbesten Beispiele für gute E-Mail-Formulierungen findest du vermutlich in deinem eigenen Posteingang. Wenn du im Alltag englische E-Mails schreiben musst, dann heißt das, dass du auch englische E-Mails bekommst. Richtig?

Und im Idealfall findest du dort E-Mails von erfahrenen Kolleg*innen und Muttersprachler*innen, die genau in dem Stil schreiben, den du dir angewöhnen möchtest. Die Inhalte sind relevant, die Formulierungen passen und der Ton ist angemessen.

Die E-Mails in deinem Postfach sind Gold wert. Das ist nämlich der Stil, in dem deine Umwelt schreibt.

Wenn du also E-Mails auf Englisch bekommst, kümmere dich natürlich erst ums "geschäftliche". Wenn du mitten in der Arbeit steckst, willst du nicht über Formulierungen nachdenken. Nimm dir aber anschließend Zeit, um die E-Mail noch kurz durch die "Englisch Brille" zu lesen:

  • Wie beginnt und endet die E-Mail?
  • Wie ist die E-Mail aufgebaut?
  • Gibt es Formulierungen, die dir gefallen?

Diese Formulierungen kannst du kopieren und irgendwo abspeichern. Anonymisiert und ohne Inhalte, die nicht weitergegeben werden sollten. Du brauchst ja nur die sprachlichen Elemente.

Und nein: Das ist nicht "geschummelt" und nicht "abgeschrieben". Du musst dir nicht alles selbst ausdenken. Im Gegenteil.

Indem du beobachtest, welche sprachlichen Mittel andere verwenden, findest du Ausdrücke, die in dein Umfeld und zu deinem Fach passen. Ich musste früher ständig sowas schreiben wie: "You can apply for an extension to your deadline, but you need to get in touch with the departmental office and fill in a form". Bei dir gehts vermutlich um andere Themen.

Du suchst dir genau das, was zu dir und deinem Stil passt. Im Coaching kann ich die gleiche E-Mail vier Personen geben und alle suchen sich was anderes raus. Für den einen ist es "please find attached", für die andere "thanks for letting me know". Wichtig ist das Gefühl von "hey, genau das will ich auch ständig sagen". Diese Entdeckerarbeit ist was ganz anderes als "hier sind zehn Formulierungen, lern sie und dann hoffen wir, dass du sie irgendwann brauchst."

Eine Warnung zu Vorbildern

Nicht alles in deinem Posteingang ist Sprachgold. Ich habe absolut kein Problem mit "nicht ganz korrekten" Formulierungen und weiß, dass es sehr oft Varianten zum gleichen Ausdruck gibt. Allerdings habe ich es schon erlebt, dass schräge Formulierungen weitergetragen wurden, weil "der Chef" so schreibt. Wer in der Hierarchie über dir steht, ist nicht deshalb dort, weil das Zertifikat "Business Englisch C2" an der Bürowand hängt. Schau lieber nach. Achte darauf, ob du die gleiche Formulierung woanders findest. Dafür kannst du zum Beispiel die exakte Textsuche bei Google nutzen (da schreibst du die genaue Formulierung in Anführungszeichen ins Suchfeld). Oder frag jemanden, wenn du einige Ausdrücke zusammen hast.

Zeit sparen mit E-Mail Vorlagen, Textblöcken und Bausteinen

Sobald du weißt, welche Arten von E-Mails du immer wieder schreibst, welche Modelle dir dabei helfen und welche Ausdrücke du immer wieder brauchst, kannst du Vorlagen, Textblöcke und Textbausteine verwenden.

Vorlagen und Textblöcke

Das sind ganze E-Mails oder Absätze, die du mehr oder weniger genau so immer wieder schreibst. Antworten auf Terminanfragen, Bestellungen, Dankes-E-Mails - du weißt selbst, welche Textarten sich wiederholen.

Wann eignet sich ein Text für eine E-Mail Vorlage?

Wenn du regelmäßig die gleiche oder sehr ähnliche Mails verschickst.

"Das habe ich diese Woche bestimmt schon zehn Mal getippt." Das kennst du sicher nicht nur von E-Mails auf Englisch. Wenn du die gleiche Willkommens-Mail oder Prozessbeschreibung immer wieder schickst, lohnt sich eine Vorlage. Das spart Zeit, und du musst den Text nur ein Mal auf Fehler überprüfen (lassen).

Wenn ich die Nachbearbeitung einer Stunde schicke, enthält die zum Beispiel immer einen Link zu den Unterlagen, den Termin für die nächste Stunde und mehr oder weniger den gleichen Text. Also verwende ich eine Vorlage und passe sie an. So vergesse ich auch nichts.

Wenn ein Absatz für alle Empfänger immer genau gleich formuliert sein sollte.

Das ist gerade dann wichtig, wenn du für eine Firma oder Universität schreibst. Da kann es sein, dass du dich an bestimmte Formulierungen halten musst. Und die sind vielleicht sogar schon in unterschiedlichen Sprachen in einem Wiki abgelegt. Ein Beispiel: Die gefürchtete Absage-E-Mail: "We are very sorry to inform you that ...".

Vorlagen lohnen sich aber nicht nur für längere Textpassagen, sondern auch für"Pocket-Sentences"

Das sind kurze Antworten auf Fragen oder Kommentare, die immer wieder kommen. Gerade in der Fremdsprache willst du dann nicht jedes Mal wieder nach einer passenden Formulierung suchen. Wie antwortest du beispielsweise auf Kollaborationsanfragen, wenn du gerade keine Zeit hast und dich nicht drängen lassen willst? "Thank you, I'll think about it and get back to you."

Sogar einzelne englische Textschnipsel können dir Zeit und Nerven sparen.

Als ich nach England gezogen bin, musste ich plötzlich alle möglichen E-Mails auf Englisch schreiben. An meinen Professor, an die Uni, an meinen zukünftigen Vermieter. Bestimmte Ausdrücke habe ich immer wieder nachgeschlagen. "Please find attached". "I look forward to meeting you ...". Und kommt da jetzt ein Komma nach der Anrede, oder nicht?

Irgendwann hat mich das genervt und ich habe mir ein "Cheat sheet" mit typischen Formulierungen angelegt. Dieses "Schummel-Dokument" war ein ganz normales Word-Dokument mit Ausdrücken und Schnipseln wie "Dear x, Thank you for ...." (weil ich mir nicht merken konnte, dass der erste Satz großgeschrieben wird).

Achte also darauf, welche englischen E-Mail-Phrasen du immer wieder brauchst. Was willst du nie wieder googeln ("Wie beginne ich eine englische E-Mail")?

Vermeide sprachliche "Stolperfallen"

Außerdem kennst du bestimmt sprachliche "Fallen". Für mich war das die Zeichensetzung nach Anrede und Verabschiedung. Mittlerweile weiß ich, dass es dazu unterschiedliche Meinungen gibt. Also: Einmal entscheiden, speichern, fertig.

Vorteile einer eigenen Phrasen-Sammlung

Vielleicht verwendest du Vorlagen und Textblöcke schon für andere Textarten? Vielleicht sogar schon auf Englisch? Dann weißt du, dass du dir mit solchen Kniffen Zeit und Nerven sparst.

  • Du achtest genauer auf deine Umgebung. Wenn du dich nicht ständig mit den gleichen Fragen und Internet-Suchen quälst, hast du mehr Zeit, um wirklich auf die Sprache zu achten, die deine Umgebung verwendet.
  • Du hast mehr Zeit für Entscheidungen. Wenn du nur ein Mal entscheiden musst, wie du deine Kollegen begrüßt oder eine Einladung absagst, kannst du dieser Entscheidung mehr Aufmerksamkeit schenken. Du musst das ja nicht für immer so machen, aber du entscheidest dich jetzt erstmal für eine Lösung.
  • Im Alltag sparst du Zeit. Weil du die Denkarbeit nicht dann leisten musst, wenn die Mail schnell raus muss.
  • Du machst weniger Fehler. Einmal nachsehen und abspeichern spart dir Tippfehler und Grammatik-Dreher in der Zukunft.

Wo sammelst du deine englischen E-Mail-Formulierungen?

Mittlerweile gibt es sehr ausgeklügelte Systeme, um Textbausteine zu verwalten. Du kannst deine Sammlung aber so einfach oder so komplex halten wie du es gerade brauchst.

Word Dokumente und Notiz-Apps

Fang so einfach wie möglich an. Nutze ein Word-Dokument oder deine Notiz-App. Wenn du deine Liste in der Cloud speichern kannst, hast du sie auch auf unterschiedlichen Geräten und unterwegs zur Hand.

Textbausteine in Word

Oder nutze die Shortcut-Funktion bei Word. Ich finde das anstrengend, weil ich die Schnipsel dann nicht in unterschiedlichen Programmen nutzen kann, aber ich kenne Nutzer, die damit wunderbar klarkommen.

Textbausteine mit externen Programmen verwalten

Programme wie PhraseExpress verwalten Textbausteine so, dass du sie in unterschiedlichen Anwendungen einfügen kannst. So greifst du per Shortcut oder über ein Menü direkt darauf zu.

Ich nutze PhraseExpress und werde mittlerweile knurrig, wenn ich an einem anderen Gerät arbeite, an dem ich keinen Zugriff auf das Programm habe und zum Beispiel meine E-Mail-Adresse komplett tippen muss.

Ich habe aber keine Erfahrungen mit anderen vergleichbaren Programmen, deshalb ist das hier kein Produktvergleich. Wenn du öfter Textbausteine verwendest und das auch im Englischen versuchen möchtest, lohnt es sich, mal eines der Programme auszuprobieren. Dabei rate ich: Fang mit wenigen Schnipseln an. Achte darauf, ob du das Programm auf unterschiedlichen Geräten brauchst (bei PhraseExpress liegen die Schnipsel zum Beispiel auf meinem Computer). Und ob du es in deiner Firma oder in deiner Uni verwenden darfst.

Lohnt sich der Aufwand?

Natürlich dauert dieser Prozess länger als ein zweiwöchiger Intensivkurs Business English oder eine knackige Suche nach üblichen Formulierungen. Weder der Kurs noch die Überblicks-Sammlungen sind schlecht. Aber auf Dauer finden die meisten Menschen es im Alltag frustrierend, Übungsmaterialien zu benutzen, die nicht ganz zu ihrem Leben passen.

Deshalb habe ich am Anfang so viel über Erwartungen und Erfahrungen mit E-Mails auf Deutsch geschrieben. Es ist nützlich, sich immer wieder daran zu erinnern, dass man das ja alles schon mal erfolgreich durchgemacht hat.

Es ist ein Prozess. Aber langfristig entwickelst du so deinen eigenen Schreibstil.
  • Du arbeitest mit Modellen, die in dein Leben passen.
  • Du sammelst Schnipsel, kombinierst sie so, wie du sie brauchst und entwickelst dabei Vorlieben und deinen eigenen Schreibstil.
  • Du sammelst Schnipsel, kombinierst sie so, wie du sie brauchst und entwickelst dabei Vorlieben und deinen eigenen Schreibstil.
  • So hast du mehr Zeit, um über komplexe oder persönliche Inhalte nachzudenken.

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